Маленькая хозяйка большого офиса
Сразу ответим: нет, они заблуждаются. Секретарь и офис-менеджер — это разные роли, хотя есть одна общая черта, озвученная в фильме Э. Рязанова «Служебный роман»:
— Верочка, когда вам исполнится пятьдесят, мы тоже соберём!
— Я не доживу, я на вредной работе…
Давайте разберем все по порядку.
Секретарь (или секретарь-референт) — это помощник руководителя, выполняющий технические задачи: отвечает на звонки, ведет переписку, назначает встречи и внутренние совещания, сопровождает руководителя на конференциях, обеспечивая его необходимой информацией (распечатка документов, ксерокопирование, заказ билетов и прочее). Секретарь не имеет руководящих полномочий, его функции исключительно исполнительские.
Офис-менеджер, как следует из названия (от англ. manager — «управляющий»), обеспечивает функционирование офиса, организуя взаимодействие между подразделениями. Он сочетает управленческие и исполнительские функции, подчиняясь руководителю и имея в подчинении сотрудников (курьеров, уборщиц, секретарей на ресепшн и других).
Основная задача офис-менеджера — обеспечить бесперебойную работу офиса. Обязанности могут варьироваться в зависимости от размера компании, но обычно включают материально-техническое обеспечение (заказ и распределение канцелярских принадлежностей, ремонт компьютерной техники и телефонии).
Второй пункт — обеспечение сотрудников питьевой водой в кулере (своевременный заказ, выбор поставщика), кофе, чаем, печеньем, а также организация доставки горячих обедов (если в офисе нет столовой или кафе).
Третий пункт — организационные вопросы, такие как доведение до сотрудников свежих новостей компании, организация корпоративов (дни рождения и прочее). Путаница в функциях «офис-менеджера» и «секретаря» часто возникает из-за того, что руководители экономят на штате, нагружая одного человека дополнительными обязанностями (например, когда секретарь выполняет функции офис-менеджера за одну зарплату).
Работа офис-менеджером требует определенных навыков и личных качеств, которые могут варьироваться в зависимости от специфики компании. Врачи отмечают, что данная профессия подойдет людям с хорошими коммуникативными способностями, так как офис-менеджер часто выступает связующим звеном между различными отделами. Также важна организованность и умение работать в условиях многозадачности, поскольку офис-менеджер отвечает за координацию множества процессов.
Кроме того, врачи подчеркивают, что эмоциональная устойчивость и стрессоустойчивость играют ключевую роль. Офис-менеджеры сталкиваются с различными ситуациями, требующими быстрой реакции и принятия решений. Люди, обладающие аналитическим мышлением и вниманием к деталям, также будут успешны в этой роли, так как им предстоит заниматься документами и отчетностью. В целом, работа офис-менеджером подойдет тем, кто ценит разнообразие задач и готов к постоянному взаимодействию с коллегами.
Работа офис-менеджером привлекает множество людей благодаря своей разнообразности и динамичности. Многие отмечают, что эта должность идеально подходит для тех, кто любит организовывать процессы и взаимодействовать с людьми. Офис-менеджеры часто становятся связующим звеном между различными отделами, что требует отличных коммуникативных навыков и способности к многозадачности.
Кроме того, работа в офисе позволяет развивать управленческие навыки и приобретать опыт в решении различных задач, от планирования встреч до ведения документации. Люди, которые ценят стабильность и комфортный рабочий график, также находят в этой профессии свои плюсы. Однако стоит учитывать, что работа может быть стрессовой, особенно в периоды высокой нагрузки. В целом, офис-менеджером стоит рассмотреть тем, кто готов к активному взаимодействию и хочет развиваться в сфере управления.
https://youtube.com/watch?v=PNzCDjG7lEY
Работа офис-менеджером: перспективы сомнительны?
Если вы нашли вакансию, где требуется и секретарь, и офис-менеджер, важно оценить свои способности. Подходит ли вам эта роль?
Во-первых, нужно быть прирожденным организатором. Известное высказывание Джона Кеннеди «Если хотите, чтобы что-то было сделано хорошо, сделайте это сами» здесь не сработает, иначе вы быстро выгорите. Офис-менеджер должен уверенно владеть компьютером, не только быстро печатая. Поскольку на него возложены отчетные функции, потребуется знание Excel для создания электронных отчетов.
Также важна стрессоустойчивость. Вам придется ежедневно решать конфликты и спорные ситуации, от которых не застрахован ни один офис (например, Иван Иванович не хочет сидеть рядом с Иваном Никифоровичем, Петровой жарко без кондиционера, а Сидоровой холодно и так далее).
Карьерный рост в этой роли — редкость. Почему? Потому что расти некуда, вы уже на «руководящей позиции», а директора не замените. Умные руководители не любят отпускать хороших офис-менеджеров, понимая, как сложно найти замену. Единственный вариант — обучение за счет компании с последующим переходом на другую должность (например, в отдел продаж, если ваша коммуникабельность окажется полезной).
Перед тем как откликнуться на привлекательную вакансию, стоит хорошо подумать. Однако для некоторых женщин важна сама работа: будь то офис-менеджер или менеджер по клинингу — это уже не так критично. В таком случае вы уже знаете все «подводные камни», и вам это не грозит!
| Личные качества | Навыки и умения | Плюсы работы для кого подойдет |
|---|---|---|
| Организованность, внимательность к деталям | Работа с документами, офисной техникой, знание ПК (Word, Excel, почтовые программы) | Людям, любящим порядок и рутинную работу, стремящимся к стабильности |
| Коммуникабельность, доброжелательность | Умение общаться с людьми, решать конфликтные ситуации, работа в команде | Общительным людям, любящим взаимодействовать с разными людьми |
| Ответственность, исполнительность | Планирование, тайм-менеджмент, многозадачность | Людям, ценящим самостоятельность и ответственность за результат |
| Стрессоустойчивость, умение работать под давлением | Быстрая обучаемость, адаптивность, умение работать в режиме многозадачности | Людям, способным сохранять спокойствие в напряженных ситуациях |
| Инициативность, проактивность | Знание делового этикета, ведение деловой переписки | Людям, желающим развиваться и брать на себя инициативу |
Вопрос-ответ
https://youtube.com/watch?v=V6mPWNfydzU
Какими качествами должен обладать офис-менеджер?
Какие черты характера важны для офис-менеджера? Менеджер должен быть сильным лидером, иметь позитивный настрой, быстро адаптироваться к изменениям, обладать навыками решения проблем, уметь работать самостоятельно и в команде, а также быть ориентированным на обслуживание клиентов.
Читайте также:
В кого можно вырасти из офис-менеджера?
В-третьих, из должности офис-менеджера можно вырасти до менеджера по персоналу или занять место помощника руководителя и тому подобное. Кроме того, активный рабочий день. Кто-кто, а офис-менеджер на месте не сидит. Постоянные поручения, задания и общение не дают специалисту сидеть за столом с восьми до шести.
https://youtube.com/watch?v=UFtZUJB04KA
В чем суть работы офис-менеджера?
Офис-менеджер ведет учет договоров аренды, счетов за коммунальные услуги, актов выполненных работ. В небольших компаниях он может помогать с подготовкой отчетов в налоговую или оформлением больничных листов.
Советы
СОВЕТ №1
Оцените свои организационные навыки. Работа офис-менеджером требует умения планировать и координировать различные задачи. Если вы хорошо справляетесь с управлением временем и можете эффективно расставлять приоритеты, эта профессия может быть для вас.
СОВЕТ №2
Развивайте коммуникативные навыки. Офис-менеджеры часто взаимодействуют с разными людьми, включая сотрудников, клиентов и поставщиков. Умение четко и вежливо общаться поможет вам успешно выполнять свои обязанности и строить хорошие отношения в коллективе.
СОВЕТ №3
Изучите основы работы с офисными программами. Знание программ для обработки текстов, таблиц и управления проектами значительно упростит вашу работу. Убедитесь, что вы уверенно владеете такими инструментами, как Microsoft Office или Google Workspace.
СОВЕТ №4
Будьте готовы к многозадачности. Офис-менеджеры часто сталкиваются с несколькими задачами одновременно. Развивайте способность быстро переключаться между задачами и сохранять концентрацию, чтобы эффективно справляться с рабочими обязанностями.
